Digitalización de documentos instrumentales con valor legal
Las organizaciones y el propio Estado han venido haciendo uso intensivo de las tecnologías de la información, lo cual se ha visto acrecentado por la crisis sanitaria mundial. Por ello, los beneficios obtenidos han impactado favorablemente en los estados financieros y en el retorno de la inversión, ya que contar con un sistema de gestión documental eficiente reduce el tiempo de respuesta en la atención de un requerimiento interno o externo, así como en la calidad de la respuesta que se brinda, exonerándonos de la obligación de contar con archivos físicos o de la tercerización de dicho servicio.
Los documentos archivísticos en soporte papel deben ser claramente identificados. En concreto, debemos saber qué tipo de instrumentos son los que tenemos, ya sea por su antigüedad, por la unidad orgánica que lo produjo o su ubicación actual. No podremos iniciar un proyecto de digitalización si, previamente, no conocemos detalladamente nuestra fuente archivística, a través de un diagnóstico. Existen técnicas y procedimientos archivísticos que nos ayudan con esta tarea.
Conocer la naturaleza de los papeles que tenemos en nuestros archivos es de vital importancia. Efectivamente, la clasificación documental nos permitirá saber si dichos documentos tienen un valor económico, social, histórico o legal, y si la información contenida en ellos aún resulta necesaria para el negocio.
Si la organización ha tomado la decisión de trasladar todo su archivo documental físico a uno digital, esta debe realizar un proceso de digitalización. Sin duda alguna, el proceso puede efectuarse escaneando documentos en forma directa; sin embargo, dicha digitalización no tendría valor legal, ya que sería única y exclusivamente referencial, lo que nos crea la contingencia que dichos documentos digitales puedan ser repudiados en la exigencia de un derecho, en el cumplimiento de una obligación o en un juicio de valor.
No olvidemos el principio de equivalencia funcional, es decir, aquel mediante el cual el archivo digital reemplaza al papel, que es a través del uso de la fe pública que brinda el fedatario juramentado con especialización en informática, con el empleo de una firma digital y el uso de una línea de producción debidamente certificada por una empresa certificadora autorizada por el Estado.
Luego de digitalizado todo nuestro archivo, podremos eliminar los papeles que hayan excedido el tiempo de retención documental, ya que determinadas normas nos impiden eliminar determinados papeles por un período de tiempo. Por ejemplo, el artículo 28º de la Ley n.º 29783, Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo, señala que los registros relativos a enfermedades ocupacionales se conservan por un período de veinte años. Entonces, podremos observar que, según la naturaleza corporativa, civil, tributaria y laboral, existen períodos de retención documental donde no podemos eliminar dichos documentos originales, aunque ya los tengamos en formato digital; pero la reducción de todo nuestro archivo físico será, evidentemente, significante.
Digitalicemos nuestros documentos, pero hagámoslo con valor legal para evitar posibles contingencias, cuidando de verificar nuestros periodos de retención legal y volvamos más eficiente nuestra organización.
Por Ricardo Catter, asociado del área de Derecho Laboral y Seguridad Social
Publicado en la revista Columnas del estudio edición n°210.
