La importancia de afrontar con éxito una visita inspectiva de la Sunafil

La Ley General de Inspección del Trabajo, la Ley N° 28806, y su Reglamento, aprobado por Decreto Supremo N° 019-2006-TR, establecen la facultad de los inspectores de trabajo de la Superintendencia Nacional de Fiscalización Laboral (Sunafil) de realizar visitas presenciales a los centros de trabajo, las cuales son en muchas veces inopinadas y realizadas sin aviso ni notificación previa al empleador.

Dada esta particularidad, es usual que los empleadores no estén preparados para afrontar una visita, impidan el ingreso de los inspectores de trabajo o, llevándose a cabo las mismas, no colaboren o simplemente entorpezcan la visita, lo que genera que esta se lleve a cabo con dificultad o simplemente no se realice. Cualquiera de estas situaciones tiene un impacto directo en contra de la empresa, partiendo desde la imposición de multas administrativas por afectar la función inspectiva, u ocasionando que el inspector presuma que los hechos contenidos en la denuncia contra el empleador son ciertos. Ello sin perjuicio de la mala impresión que adquiere el inspector, considerando al empleador como reacio a permitir la verificación de sus obligaciones laborales.

Bajo este contexto, es importante que los empleadores, en el marco de su organización interna en materia de relaciones laborales, implementen medidas adecuadas que les permitan afrontar con éxito una visita presencial del fiscalizador laboral. Estas, con base en nuestra experiencia, son principalmente las siguientes:

• Tener organizados, legibles e identificados los documentos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones laborales. Un serio problema consiste en que los archivos físicos o digitales del empleador no son de fácil acceso o revisión, o se encuentran desorganizados.
• Recibir al inspector de trabajo dentro de los 10 minutos siguientes a su acreditación. La atención debe ser inmediata, de lo contrario, se configura una falta administrativa pasible de multa en contra de la empresa.
• En caso el inspector no lo hiciera, requerirle con respeto y amabilidad su identificación y consultar la razón de la visita. La Sunafil ha implementado un sistema de verificación sobre la identidad de inspectores de trabajo a favor de los empleadores y trabajadores, para que estos conozcan los principales datos de estos funcionarios públicos.
• Invitar al inspector hacia un ambiente limpio, ordenado y con facilidades que le permitan sentarse cómodamente (silla o mueble) y colocar sus herramientas de trabajo (folder, laptop, etc.) con comodidad (como una mesa o un escritorio).
• Permitir el recorrido libre en cualquier ambiente de la empresa que sea requerido. Obstruir el recorrido es calificado como una infracción muy grave a la función inspectiva y, por ende, sancionable con multas, así como puede sentar un precedente y/o impresión negativa a lo largo de toda la inspección.
• Si la visita fue programada con base en una denuncia, el inspector asumirá que la acusación hecha es cierta, por ello es importante que se le den las facilidades del caso en cuanto a la entrega de información y los documentos necesarios conforme al motivo de su visita. En el supuesto que se hiciera un requerimiento sencillo, es recomendable cumplir con la entrega de la información en dicho momento. Si se tratase de un requerimiento complejo o no se cuenta con la información a la mano, explicar ello y solicitar un plazo razonable para que la misma sea proporcionada.
• En caso se trate de una zona de riesgo o un lugar de trabajo en el cual se realicen actividades de alto riesgo, solicitar que pase por la inducción y/o capacitación correspondiente, proporcionarle los equipos de seguridad y salud respectivos, así como requerirle la acreditación de póliza vigente del Seguro Complementario de Trabajo de Riesgo (SCTR).
• En caso el inspector de trabajo se negara a lo anterior, parcial o totalmente, recomendamos dejar constancia de ello con medios de prueba objetivos. Asimismo, verificar que esta situación se encuentre plasmada en el Acta de Actuaciones Inspectivas que emita el inspector al término de la visita.
• El representante de la empresa que reciba al inspector debe ser respetuoso, cordial y accesible con el inspector, así como comprensivo con la función inspectiva. La primera impresión es importante, por lo que es ideal evitar designar esta función a trabajadores impacientes y/o reactivos.
• El representante de la empresa que reciba al inspector debe conocer los principales procesos y aspectos organizacionales de la compañía. Si esto no fuera posible, la persona que atienda al inspector de trabajo solo debería responder consultas que conozca y puntualmente, y solicitar el otorgamiento de un plazo adicional para absolver las consultas por escrito, señalando que lo solicitado requiere de una mayor indagación.
• Permitir que se entreviste con cualquier trabajador con el que se encuentre a lo largo de todo el recorrido. Impedir ello puede ser objeto de multa.
• Al término de la visita, revisar conjuntamente con el inspector el Acta de Actuaciones Inspectivas, a fin de corroborar que en ella se encuentre plasmado todo lo acontecido en la visita, y solicitar la copia de este documento debidamente firmado por el inspector de trabajo.
• Con motivo de la visita, revisar diariamente la casilla electrónica de Sunafil, ya que es el medio oficial de notificaciones. El plazo usual para subsanar y/o cumplir con presentar información es de tres a cinco días hábiles.

Concluimos señalando que las visitas inspectivas son diligencias recurrentes en el marco de una orden de inspección. Por lo tanto, la correcta implementación de estas medidas producirá que las eventuales visitas presenciales que pudieran realizarse en los centros de trabajo se lleven de forma adecuada y sin inconvenientes. Asimismo, una visita exitosa puede producir que el inspector vea satisfecha su investigación y, por tanto, ordene el cierre de la orden de inspección.

Por Blanca Olivares, socio del área de Derecho Laboral y Seguridad Social.

Publicado en la revista Columnas del estudio edición n°223.