Quinta categoría y las cartas inductivas de Sunat: cuando el problema no está en la planilla
Cada inicio de año se repite la misma escena en muchas empresas: llega una carta inductiva de la Sunat alertando supuestas inconsistencias entre la base imponible del impuesto a la renta de quinta categoría declarada en el PDT PLAME y las retenciones efectuadas por determinados trabajadores. La reacción inicial suele ser de alarma: ¿se cometió un error?, ¿hay una contingencia tributaria? Cuando, en la mayoría de los casos, el problema no se origina en la empresa.
La causa es bastante más cotidiana de lo que parece: trabajadores que cambian de empleo durante el año, sin informar que percibieron remuneraciones previas, o que laboran de manera paralela para más de un empleador sin comunicarlo. El resultado es evidente. El nuevo empleador calcula la retención solo sobre lo que paga, cuando en realidad la base del impuesto debería considerar la totalidad de ingresos del trabajador.
Lo curioso es que la normativa tributaria no deja duda: es el trabajador quien debe informar a su empleador sobre las remuneraciones percibidas de otros empleadores, ya sea mediante el Reporte de Rentas y Retenciones o comunicando la existencia de remuneraciones paralelas para que estas se acumulen correctamente. Es decir, el sistema descansa en el deber de información del trabajador.
Sin embargo, en la práctica, quien termina recibiendo las observaciones de la Sunat es el empleador. Se le solicita regularizar retenciones que no se efectuaron, aun cuando nunca contó con la información necesaria para hacerlo correctamente. Se traslada así una responsabilidad que legalmente no le corresponde.
No se trata de negar la importancia del control tributario, sino de reconocer una realidad operativa: ningún empleador puede adivinar los ingresos externos de sus trabajadores. La retención solo puede ser correcta si existe información completa, y esa información debe provenir del propio trabajador.
Ante este escenario, la mejor defensa no está en discutir después con la Sunat, sino en prevenir desde el inicio. Cada vez más empresas vienen incorporando declaraciones juradas al momento de la contratación, formatos de actualización de ingresos o cláusulas contractuales donde el trabajador confirma si percibe o no remuneraciones de otros empleadores. Puede parecer una formalidad adicional, pero en una fiscalización marca una diferencia sustancial: acredita diligencia y buena fe del empleador.
Las cartas inductivas de quinta categoría no deberían ser vistas automáticamente como contingencias tributarias, sino como una señal de alerta para revisar procesos internos de control de información. En muchos casos, no reflejan incumplimientos empresariales, sino vacíos de comunicación.
En un sistema tributario que se apoya cada vez más en cruces de información y fiscalización masiva, la prevención documental se vuelve tan importante como el cálculo correcto del impuesto. Porque, al final del día, no siempre el error está en la planilla… sino en lo que nunca se informó.
Por José Luis Rodríguez, asociado senior del área de Derecho Tributario.
Publicado en la revista Columnas del estudio edición n°223.
